Por: Roberto Hernández, coordinador de Procesos Estratégicos
En estos momentos en que las empresas quieren aumentar su rentabilidad, utilizan diferentes estrategias o métodos para lograrlo, tales como aumentar sus ingresos con nuevos mercados y, por consiguiente, nuevos clientes o realizar promoción de sus productos/servicios para aumentar las ventas, entre otras más. Otras empresas se centran en disminuir sus costos de alguna manera y buscan nuevos proveedores con insumos más económicos, adecuando o adquiriendo nuevos equipos más eficientes que requieran, por ejemplo, menos costos de mantenimiento.
En el tema de costos hay uno que pocas veces es tenido en cuenta y que es conocido por diferentes nombres: costo oculto, costo fantasma o hasta costo ignorado, pero más llanamente es el llamado desperdicio, que casi siempre lo asociamos con alimentos, aquello que nos sobra y que no consumimos.
En algunas ocasiones, es más fácil identificarlo en empresas de manufactura o industriales; por ejemplo, en una empresa que fabrica artículos de madera, al usar una lámina de madera se busca obtener la mayor cantidad de productos o piezas de la misma, tratando de que quede la cantidad mínima de material sin usar o de sobrantes.
En las empresas de servicios también pueden determinar el desperdicio, y no necesariamente es buscar algo que sea grande o que tenga cierta facilidad de identificación. Un ejemplo puede ser lo que nos ha pasado a muchos en algunas ocasiones, cuando estamos haciendo una carta o una comunicación, al imprimirla nos damos cuenta que algo quedó mal, una fecha, un nombre, una cifra, es decir, se desperdició una hoja. Alguien podría decir: «Pero…es solo una hoja»; y sí, pero de hoja en hoja se va sumando y, como decían nuestros abuelos o padres, «cuidemos los centavos que los pesos se cuidan solos». A veces resulta tan normal que nos acostumbramos a ver el desperdicio sin saber que lo es, y lo más importante es que suma a los costos y, sin darnos cuenta, afecta los balances financieros.
El ejemplo puede ser muy simple, pero lo que conlleva es tener presente que cuando hacemos algo, por pequeño que sea, debemos revisar muy bien cómo lo estamos haciendo, qué necesitamos para que salga bien, ¿las herramientas o equipos que usamos están en buen estado?, ¿los sabemos usar adecuadamente?, ¿quién es nuestro cliente? (ya sea interno o externo); es decir, que hagamos bien lo que estamos haciendo; lo que uno podría llamar «calidad en la fuente».
Ojalá fuera sencillo poder anticiparse a todos los problemas que puedan ocurrir; aun así, con una planeación adecuada en la que se tengan en cuenta los posibles riesgos que se puedan presentar y los recursos a utilizar se puede minimizar la ocurrencia de estos riesgos.
En resumen, lo que se busca es el mejoramiento, y para ello existen muchas herramientas de gestión empresarial que pueden ayudar con ese objetivo. A continuación, mencionaremos solo tres para que revises su posible aplicación en las empresas, en los negocios o en la vida diaria.
– Metodología de las 5S —por sus siglas en japonés Seiri (clasificación), Seiton (orden), Seiso (limpieza), Seiketsu (estandarización) y Shitsuke (disciplina): Cuando se dice que es aplicable a la vida diaria es debido que, por ejemplo, cuando intentamos hacer limpieza de un cuarto, un archivador o incluso de un cajón, sacamos todo, lo limpiamos y al final volvemos a dejar todo igual sin deshacernos de nada; es decir, nuestro espíritu acumulador sale a flote. Si aplicáramos las 5S, podríamos sacar elementos que no vamos a usar y que solo ocupan espacio que podemos usar para otras cosas, o simplemente mejorar el ambiente o el espacio.
Metodología Lean Management o Lean Manufacturing: Es un enfoque de gestión centrado en eliminar tanto el desperdicio como actividades que no generan valor para optimizar la eficiencia en los procesos de una empresa. Un ejemplo: haz un listado de las actividades que realizas en tu negocio u hogar, y pregúntate la razón por la cual lo haces y si de verdad son necesarias. ¿Qué pasa si dejas de hacerlas?, ahí te darás cuenta de cuáles son las que te aportan valor (algo bueno) y cuáles las que no.
Calidad total: Busca la excelencia en todos los aspectos de la operación empresarial, al adoptar un enfoque de mejora continua que permite identificar y corregir errores rápidamente. Aunque es imposible lograr la perfección en lo que hacemos, sí podemos hacerlo de la mejor manera en que podamos. Si se hacen las cosas bien desde el principio (buscando calidad), podríamos evitar tener que corregir errores y lo que eso conlleva en destinación de recursos (personas, tiempo, equipo) para su solución. Ahora bien, que se presenten errores o problemas no es malo, lo malo es no hacer algo para corregirlo y, más aún, no hacer algo para que no vuelva a ocurrir, lo que en sistemas de gestión de calidad se denomina como corrección y acción correctiva.
Como se dijo anteriormente, se mencionaron solo tres herramientas, pero hay muchas más, por lo que resta la tarea de buscar cuál o cuáles podemos usar para lograr un mejoramiento continuo.
